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Empfehlungen für eine zeitgemäße Etikette ‒ online und offline.
Darf ich Kontaktanfragen in einem digitalen Business-Netzwerk ignorieren? Mit welchen Themen breche ich am besten das Eis für den Small Talk? Und wer grüßt zuerst, wenn ich meinem Chef im Gang begegne? Im Job ist richtig, was auch im privaten Alltag gilt: Wenn du erfolgreich sein und Sympathien gewinnen willst, musst du dich sowohl in persönlichen Begegnungen als auch in der digitalen Welt souverän bewegen können.
Die Blinks zu Modern-Life-Etikette (2020) geben dir anhand von typischen Situationen aus dem digital-analogen Berufsalltag Tipps für einen freundlichen, respektvollen Umgang mit anderen Menschen. So kannst du Fettnäpfchen ausweichen und ruinierst deinen Ruf nicht durch unbedachtes Verhalten.
Denk an die Menschen in deiner Umgebung, wenn du zum Smartphone greifst.
Wer mit der Bahn fährt, erlebt sonst vielleicht eher zurückhaltende Menschen plötzlich äußerst redefreudig: „Ja, danke für deinen Rückruf. Es geht noch mal um das Angebot.“ „Kannst du Tim am Dienstag zum Karateunterricht fahren?“ „In drei Stunden bin ich da, ich freu mich.“ Sind solche Telefonate einfach nur unangenehm für alle anderen oder sogar unhöflich?
Gegen kurze Telefonate unterwegs ist nichts einzuwenden. Lautstarkes Telefonieren über mehrere Minuten hinweg ist allerdings schlichtweg schlechter Stil. Wo Klingeltöne und epische Dialoge erwartbar die Konzentration, Arbeit oder Ruhe anderer stören, solltest du dein Smartphone lautlos stellen. Sind Gespräche unbedingt notwendig? Dann halte sie kurz und führe sie leise. Das gilt für die Bahn und jeden anderen öffentlichen Ort. Wenn in der Bahn ein Gespräch länger dauert, zieh dich am besten in den Bereich zwischen zwei Abteilen zurück. Klingelt das Smartphone im Wartezimmer, im Bus oder an der Supermarktkasse? Frage dich, ob ein zeitnaher Rückruf ausreicht. Niemals solltest du in der Öffentlichkeit Namen oder private Details ausplaudern.
An manchen Orten sollte das Smartphone grundsätzlich still in der Tasche bleiben. Dazu gehören Kino und Theater, Friedhöfe und Kirchen, Krankenhäuser, Meetings und Bibliotheken.
Was aber, wenn du gerade in einem Gespräch bist? Ist es okay, hin und wieder zum Smartphone zu greifen oder Anrufe entgegenzunehmen? In den allermeisten Fällen lautet die Antwort: Nein. Es sei denn, du bist wegen wichtiger Angelegenheiten in Rufbereitschaft. Dann entschuldige dich kurz, suche dir eine ruhige Ecke oder nimm ein paar Meter Abstand zu deinem Gesprächspartner ein, ehe du ans Telefon gehst. In allen anderen Fällen greift die Regel: Anwesende haben Vorrang.
Es wirkt respektlos, wenn wir uns nicht mit voller Aufmerksamkeit auf unser Gegenüber konzentrieren. Es ist unhöflich, im Meeting heimlich auf dem Smartphone zu tippen oder sich aus einem Treffen mit Freunden 20 Minuten für ein Telefonat auszuklinken. Damit signalisierst du Anwesenden, dass sie weniger wichtig sind als dein elektronischer Begleiter.
Rufst du selbst jemanden an, beweist du guten Stil, wenn du dich nach der Begrüßung erkundigst, ob es gerade passt. Gewöhne dir an, während deiner Telefonate zu lächeln, vor allem, wenn du möchtest, dass dein Gegenüber dir wohlgesonnen ist. Lächeln ist in der Stimme hörbar und erhöht deine Chancen auf einen erfolgreichen Gesprächsverlauf.
Messenger-Apps sind praktisch, aber nicht für jeden Anlass geeignet.
Wie lang darf eine Sprachnachricht sein, damit du noch Lust hast, sie anzuhören? Messenger-Dienste wie WhatsApp sind beliebt, im Freundeskreis genauso wie unter Kollegen. Allerdings gibt es kaum ein Medium, bei dem gute Umgangsformen so unterschiedlich interpretiert werden wie bei Messenger-Diensten. Das Risiko für eigentlich vermeidbare Konflikte ist hier extrem groß.
Bevor du deine nächste Nachricht absetzt, reflektiere deshalb kurz, ob ein Messenger-Dienst wirklich der beste Kanal ist. Eine Beileidsbekundung per Totenkopf-Emoji? Eine Trennung per WhatsApp-Einzeiler? Das gilt wohl – zumindest aktuell – nirgendwo als guter Stil.
Für kurze Absprachen wie „Wer bringt was zur nächsten Party mit?“ oder „Kannst du meine Schicht übernehmen?“ sind WhatsApp und Co. hingegen ideal geeignet. Auch für Geburtstagsglückwünsche an Bekannte ist der Kanal unverfänglich. Doch sobald Zwischentöne und Gefühle eine Rolle spielen, können Emojis und genuschelte Sprachnachrichten leicht Schaden anrichten. Als Faustregel gilt: Je emotionaler ein Thema ist, desto weniger geeignet ist es für eine Kommunikation über Messenger-Dienste.
Wenn du eine Nachricht erhältst, die du nicht verstehst oder die emotionale Fragezeichen bei dir hinterlässt, ruf deinen Gesprächspartner an. Das erspart euch langes Nachrichten-Pingpong und vermeidet, dass sich bei dir – vielleicht unnötig – Frust aufstaut. Aber übertreibe es nicht: Sei großzügig in der Messenger-Kommunikation und lege nicht jedes Wort auf die Goldwaage.
Auf Ironie zu verzichten ist ein probates Mittel, um Missverständnisse über WhatsApp und Co. zu vermeiden. Ironie in Nachrichten kommt trotz treffendster Emoji-Wahl häufig nicht richtig beim Gegenüber an.
Was übrigens auch schlechter Stil ist: Nachrichten mit dem eigenen Namen zu beenden, aber keine Anrede zu verwenden. Gerade bei Glückwünschen ein absolutes No-Go. Sprich den Empfänger deiner Nachricht deshalb immer mit Namen an.
Bei Sprachnachrichten ist weniger oft mehr: Verzichte darauf, unstrukturierte und allzu sehr ausgeschmückte Sprachnachrichten zu verschicken. Im Job-Kontext ist eine kurze SMS oder ein Anruf ohnehin meist die bessere Wahl. Wenn du eine Nachricht einsprichst, sollte es im Hintergrund möglichst leise sein. Essen und trinken ist während der Aufnahme tabu. Zum Abhören von Sprachnachrichten verwendest du idealerweise Kopfhörer. Hast du keine zur Hand, halte dir das Smartphone ans Ohr und regle die Lautstärke herunter, um andere nicht zu stören.
Ein Vorteil der Messenger-Dienste: Man kann sich schnell über sie austauschen. Deswegen ist es unhöflich, Nachrichten allzu lange unbeantwortet zu lassen. Du musst nicht innerhalb weniger Minuten auf jede Nachricht reagieren, aber innerhalb von 24 Stunden solltest du deine Antwort abschicken.
Nutze soziale Netzwerke, um Beziehungen aufzubauen, statt Kontakte zu sammeln.
Was findet man, wenn man deinen Namen bei Google eintippt? Wer online gar nicht oder nur mit ein paar Urlaubsfotos bei Facebook vertreten ist, verschenkt das Potenzial von Social Media. Denn richtig genutzt sind soziale Netzwerke mehr als nur netter Zeitvertreib. Sie können ein mächtiges Karrierewerkzeug sein.
Xing, LinkedIn und Twitter sind für den Job die wichtigsten Plattformen. Hier kannst du dich über Karrierethemen informieren und neue, wertvolle Kontakte knüpfen – vorausgesetzt, du bist ein interessanter Gesprächspartner.
Willst du deiner Online-Präsenz etwas Gutes tun, solltest du dein Profil zunächst vollständig ausfüllen und auf dem aktuellen Stand halten. Du musst nicht jede Station in deinem Lebenslauf aufführen. Wichtiger ist, dass ein roter Faden erkennbar ist. Frag dich: Wofür will ich stehen? Wo will ich beruflich hin?
Trau dich dabei auch, Persönlichkeit zu zeigen. Wenn du dich zum Beispiel als „Südamerika-Fan“ oder „Teilzeit-Bücherwurm“ in deinem Profil outest, erzeugst du im Kopf deiner Leser Bilder von sonnigen Urlauben und gemütlichen Leseabenden – so wirst du für Gleichgesinnte direkt sympathisch. Dafür ist es vorab wichtig, dass du definierst, was persönlich und was privat für dich ist. Persönliches solltest du nur in Maßen teilen, Privates hat online nichts zu suchen.
Macht dein Profil etwas her, kannst du mit dem Netzwerken beginnen. Manche Menschen versenden wahllos Kontaktanfragen. Doch was nützen Hunderte von Kontakten, wenn kein Austausch stattfindet? Wichtiger als Quantität ist Qualität. Wenn du Anfragen verschickst, schreib eine persönliche Nachricht dazu. Gibt es einen Anlass, warum du dich mit genau dieser Person vernetzen möchtest? Vielleicht war sie Speakerin auf einem Event oder du bist begeistert von ihrem Blog – schreib das in deine Kontaktanfrage. Und vergiss nicht, dich zu bedanken, wenn der Empfänger sie angenommen hat. Das machen die wenigsten. Damit kannst du leicht positiv aus der Masse hervorstechen.
Erhältst du selbst kommentarlose Kontaktanfragen, google die Person kurz, statt sie pauschal zu ignorieren. Nicht jeder beherrscht die Online-Etikette. Vielleicht kann ja doch ein interessanter Kontakt entstehen.
Damit du von den sozialen Netzwerken profitierst, reicht es nicht, Kontakte zu sammeln. Du musst dich aktiv einbringen: Poste interessante Brancheninfos, kommentiere die Beiträge anderer und gratuliere deinen Kontakten zum Geburtstag. Verhalte dich so, wie du es auch im Büro tun würdest: Sei interessiert und wertschätzend.
Wer richtig grüßt, gewinnt überall Sympathien.
An vielen Orten in Deutschland herrscht akuter Freundlichkeitsmangel. Menschen stieren mit ernster Miene aneinander vorbei oder grüßen derart unmotiviert und nuschelig, dass sie es auch gleich hätten bleiben lassen können. Dabei ist grüßen so einfach. Und es lohnt sich. Denn in einem Gruß steckt positive Energie, die dich und dein Umfeld verändert.
Aber wann ist es angebracht zu grüßen? Selbstverständlich grüßt du Menschen, die du kennst – egal, ob sie dir auf der Straße oder im Büro begegnen. Wenn dort ein Kollege dein „Guten Morgen“ einmal nicht erwidert, dann nimm ihm das nicht übel. Manchmal sind Menschen in Gedanken, im Stress oder einfach unsicher, wie sie auf einen vielleicht unerwarteten Gruß reagieren sollen. Steh über solchen Erlebnissen und grüß beim nächsten Mal trotzdem.
Menschen, die du nicht kennst, solltest du grüßen, wenn du mit ihnen längere Zeit auf engem Raum verbringst, zum Beispiel im Zugabteil, im Fahrstuhl oder im Kino. Wer einen Raum betritt, grüßt zuerst. Mit einem gut hörbaren und freundlichen „Hallo zusammen“ wirkst du sympathisch und selbstbewusst. Und es ist fast wie Magie: Die Anwesenden werden mit Freundlichkeit reagieren. Wer sich gesehen fühlt, reagiert wohlwollender auf sein Umfeld. Das ist nicht nur im Job hilfreich. Achte allerdings darauf, dass du laut genug grüßt. Ein kaum hörbares „Hallo“ wirkt unsicher und tut nichts für deine Ausstrahlung.
Wer grüßt wen zuerst? Der Gruß geht von demjenigen aus, der den anderen zuerst sieht. Im Job-Umfeld gilt: Der Rangniedrigere grüßt den Ranghöheren. Kommt dir also dein Chef auf dem Flur entgegen, wartest du nicht, bis er dich mit einem „Guten Morgen“ wahrnimmt, sondern ergreifst selbst die Initiative.
Beim Händeschütteln ist es etwas anders. Hier entscheidet der Ranghöhere darüber, ob es zum Handschlag kommt. Es wäre ein Fauxpas, als Bewerber der Abteilungsleiterin die Hand entgegenzustrecken. Wird dir die Hand angeboten, gilt es als grob unhöflich, die Geste abzulehnen. Es sei denn, du hast gute Gründe. Mit einer Erklärung wie „Ich bin erkältet, ich möchte Ihnen deswegen lieber nicht die Hand geben“ könntest du dich stilsicher aus der Affäre ziehen.
Früher durften Frauen zur Begrüßung sitzen bleiben. Heute herrscht in diesem Punkt Gleichberechtigung. Man gibt sich auf Augenhöhe die Hand – schließlich soll auch die weitere Beziehung auf Augenhöhe stattfinden. Dem Gegenüber auf den Rücken klopfen oder an die Schulter packen? Solche Dominanzgesten haben ausgedient. Bleib bei einem höflichen, nicht zu laschen, nicht zu kräftigen Händedruck.
Haltung und Inhalte entscheiden, ob Small Talk gelingt.
Oberflächlich, vertane Zeit, anstrengend – Small Talk hat in Deutschland einen schlechten Ruf. Dabei ist er Gold wert. Denn er dient als Türöffner für neue Bekanntschaften und kann Startpunkt für tiefere Beziehungen sein.
Small Talk bietet die wunderbare Gelegenheit, neue Perspektiven einzunehmen, interessante Geschichten zu hören und spannende Menschen kennenzulernen. Viele Menschen gehen heute allerdings mit einem tief verwurzelten Misstrauen durch die Welt. Für einen entspannten Small Talk musst du eine positive Einstellung zu deinen Mitmenschen entwickeln. Vermute nicht hinter jeder Freundlichkeit eine manipulative Absicht. Sei aufgeschlossen und signalisiere dies auch.
Viele Menschen buchen bei Gabriela Meyer Seminare, um die Kunst des Small Talks zu erlernen. Am liebsten hätten sie fertige Sätze, die sie als Eisbrecher verwenden können. Doch für Meyer liegt der Schlüssel zum Erfolg in einer anderen Sache: echtem Interesse für Menschen.
Probiere es am besten direkt aus. Wenn du auf dem Weg zur Arbeit bist, dann schau dich bewusst um und sieh die Menschen an. Versuche ein paar Wortwechsel mit Fremden, zum Beispiel mit dem Verkäufer beim Bäcker oder der Briefträgerin. Beobachte, was passiert. Wer nichts Neues wagt, wird auch keine neuen, positiven Erfahrungen machen.
Dir fällt es schwer, Fremde anzusprechen? Dir gehen tausend Szenarien durch den Kopf, was schiefgehen könnte? Dann nutze die 5-Sekunden-Regel der amerikanischen Moderatorin und Speakerin Mel Robbins. Dabei zählst du innerlich von fünf auf null herunter, wie bei einem Raketenstart. Bei null gehst du automatisch auf dein Gegenüber zu, statt weiter in deiner Grübelschleife festzustecken.
Beim Small Talk geht es darum, eine harmonische Grundstimmung zu schaffen. Sprich also über Themen, die positiv besetzt sind und denen jeder einfach folgen kann. Unverfängliche Gesprächsaufhänger sind: das Wetter, Reiseerlebnisse, Freizeitbeschäftigungen, Sportereignisse, die Natur und der Job. Als Faustregel gilt: Je unbekannter dir eine Person ist, desto allgemeiner darf das Einstiegsthema sein.
Wirst du von einem Fremden angesprochen, versuche gemeinsame Sichtweisen zu finden. Stimme häufiger zu und widerspreche seltener. Auf diese Weise wirkst du offen und weltgewandt. „Das vegane Buffet ist wirklich furchtbar.“ Wirst du so angesprochen, verzichte auf eine Antwort wie „Ich finde es großartig, ich bin Veganerin.“ Liegt in einem Thema zu viel Zündstoff, lenke das Gespräch auf ein anderes Thema um.
Hör aufmerksam zu, stelle offene Fragen und knüpfe an die Aussagen deines Gesprächspartners an. Und sollte trotzdem mal unangenehmes Schweigen aufkommen: Greif etwas auf, das ihr gerade gemeinsam erlebt – und sei es nur das gemeinsame Warten auf etwas.
Freundliche und adressatengerechte E-Mails helfen in jeder Lebenslage.
280 Milliarden E-Mails werden täglich rund um den Globus verschickt. Kein Kommunikationsmittel setzen wir häufiger ein. Wer gute und respektvolle E-Mails schreiben kann, hat es in vielen Situationen leichter. US-Unternehmerin Tina Roth Eisenberg geht sogar einen Schritt weiter. Sie meint, die Hälfte des beruflichen Erfolgs beruhe darauf, Mails schreiben zu können, die präzise, klar, freundlich und respektvoll im Ton sind.
Egal, ob du auf eine Anzeige bei Ebay reagierst oder deinem Kollegen eine E-Mail schickst: Mach dir vorab Gedanken über Inhalt und Form der Nachricht. Die Mühe wird man deiner E-Mail ansehen und du signalisierst deinem Gegenüber damit Wertschätzung und Respekt.
Da die meisten Menschen Dutzende Nachrichten pro Tag bekommen und sie am Smartphone lesen, halte dich kurz und komm schnell zum Punkt. Gliedere deine Mail in Absätze und greife nur einen Gedanken pro Absatz auf. Verwende außerdem Aufzählungen und Fettungen, damit der Empfänger deine E-Mail noch schneller überfliegen und das Wichtige herausfiltern kann.
Im Geschäftskontext kursiert die 5-Sätze-Regel von Designer Mike Davidson. Eine solche Beschränkung kann helfen, wenn man täglich sehr viele Mails bearbeiten muss und versuchen will, trotzdem jede Nachricht zu beantworten. Antworten, die nie mehr als fünf Sätze umfassen, können beim Empfänger aber auch als unhöflich ankommen.
Trotzdem, der Kerngedanke ist hilfreich: Wenn du feststellst, dass du lange an einer Mail tippst, weil das Thema komplex oder emotional für dich schwierig ist, wechsle das Medium. Es ist ein sicheres Indiz, dass dein Anliegen in einem telefonischen oder persönlichen Gespräch besser aufgehoben ist.
Ob oder wie zeitnah deine E-Mail gelesen wird, hängt auch von deinem Betreff ab. Verzichte auf poetische Formulierungen, sondern mache klar, worum es geht. Gib dem Empfänger die Möglichkeit, anhand des Betreffs einzuschätzen, wie dringend dein Anliegen ist. Rattenschwanz-Betreffzeilen, die mit Re: Re: Fw: beginnen, triggern eventuell Spamfilter und gehören deshalb gelöscht.
Bei der Anrede ist Fingerspitzengefühl gefragt: Wer hier den richtigen Ton trifft, zeigt Wertschätzung oder fällt als plump vertraulich durch. Ein „Hallo“ ist angebracht zwischen Kollegen und Gleichaltrigen, mit denen man per Du ist. Für Geschäftspartner und Kunden ist es eher unpassend. Bei einem Erstkontakt oder in Branchen, in denen Wert auf Förmlichkeit gelegt wird, liegst du mit einem „Sehr geehrter …“ oder „Sehr geehrte …“ immer richtig.
Egal, wie wichtig deine E-Mail ist: Verzichte darauf, eine Lesebestätigung anzufordern. Das könnte man dir als Misstrauen oder Kontrolle auslegen. Lässt eine Antwort lange auf sich warten, greif lieber zum Telefon.
Meide digitale und analoge Fettnäpfchen auf Veranstaltungen.
Veranstaltungen sind herausfordernd – für Organisatoren und Gäste gleichermaßen. Wer einen guten Eindruck machen will, sollte deshalb immer versuchen, sich in sein Gegenüber hineinzufühlen.
Als Teilnehmer kannst du die Lage sondieren und dich fragen, was eine andere Person brauchen könnte. Was würde sie freuen? Wenn du dir diese Fragen beantwortest, kannst du auch mit Menschen ins Gespräch kommen, die von vielen Netzwerkwilligen belagert werden. Frag einen Speaker nach seinem Auftritt zum Beispiel, ob du ihm ein Glas Wasser holen darfst, oder organisiere für einen anderen Besucher, der erschöpft aussieht, einen Stuhl.
Nutze als Besucher die Gelegenheit, neue Kontakte zu knüpfen. Geh nicht wortlos an anderen Teilnehmern vorbei und verkriech dich nicht mit deinem Programmheft in einer Ecke. Dass Small Talk keine Zauberei ist, hast du ja bereits gelernt. Jetzt ist es an der Zeit, zu üben.
Bedanke dich nach der Veranstaltung bei den Organisatoren – gerne auch über deine digitalen Kanäle.
Bist du hingegen der Ausrichter einer Veranstaltung, kommen andere Fragen und Aufgaben auf dich zu. Die Einladung digital oder analog versenden? Es kommt wieder darauf an, sich in andere Menschen hineinzuversetzen. Papier ist nicht per se besser oder schlechter. Digitalaffine Menschen bevorzugen meist eine Website mit Anmeldeformular. Soll ein exklusiver konservativer Kreis angesprochen werden, sind handgeschriebene Einladungskarten eine Investition wert.
Zur Gastfreundschaft gehört es, dass Veranstalter Besuchern kostenloses WLAN bereitstellen. Die Nutzung sollte man dabei nicht reglementieren oder kommentieren: Wer wozu mobiles Internet benötigt, hat Veranstalter nicht zu interessieren.
Neben stabilem WLAN ist professionelle Technik Pflicht. Es gibt immer noch Organisationen, die Beamer auf gestapelten Kartons oder Büchern platzieren. Das macht keinen guten Eindruck.
Behandle Frauen nicht als Techniktrottel. Frauen können mit Beamern und Computern genauso gut umgehen wie Männer. Verkneif dir abwertende Kommentare wie „Frauen und Technik“. Man hört sie leider immer noch. Willst du dem Speaker beim Einrichten seines Laptops helfen, ist das eine nette Geste. Gehe aber nicht ungefragt an fremde Geräte. Das ist maximal übergriffig. Grob unhöflich ist es auch, Speakerinnen oder Teilnehmern auf den Laptop-Monitor zu starren. Respektiere ihre Privatsphäre.
Business-Konferenzen leben von einem aussagekräftigen Hashtag. Damit gibst du Besuchern die Gelegenheit, sich über Plattformen wie Instagram oder Twitter zu vernetzen und sich auszutauschen.
Sich überall und zu jeder Zeit stilsicher bewegen? Gar nicht so einfach. Jedem Menschen unterläuft ab und zu ein Fauxpas. Statt zu versuchen, dir alle Höflichkeitsregeln ins Hirn zu hämmern, begegne Menschen einfach mit der richtigen Haltung: wertschätzend, interessiert und empathisch. Dann verhältst du dich fast immer so, wie es auch Etikette-Profis empfehlen.